Diante das necessidades fundamentais da missão e da estratégia da Galp Energia: a satisfação dos clientes, a garantia da qualidade, a preocupação ambiental e a criação de um bom e seguro ambiente de trabalho, a Galp Energia precisou focar nas estruturas existentes sobretudo as unidades de negócio.

Na análise e na gestão de informação essencial para a implementação de ações ou medidas preventivas capazes de aumentar a eficiência além de melhorar continuamente os resultados da empresa e apoiar a determinação de políticas setoriais. 

Na sequência deste trabalho, a Galp Energia decidiu implementar no interior da sua estrutura organizacional um Sistema de Informação de Ambiente, Qualidade e Segurança (SIAQS) tendo escolhido a ferramenta recomendada pela VP Consulting.

Os objetivos pretendidos a atingir eram: 

- Gerir informação estratégica relacionada com a monitorização dos “drivers” fundamentais das diversas funções da empresa e preparar informação útil e indispensável para a Administração e para os “stakeholders”.

- Gerir informação operacional relacionada com as tarefas correntes da função dos Gestores AQS em cada uma das unidades de negócio dos diversos centros produtivos.

- Dispor de um suporte transacional das tarefas correntes, periódicas e esporádicas, relacionadas com a gestão do ambiente, qualidade e segurança no seio da Galp Energia, na otimização de novos processos de certificação e na manutenção dos sistemas já certificados de acordo com a ISO 14001.

- OHSAS 18001 e com a série de normas ISO 9000:2000.

- Disponibilizar mecanismos de controle e de reporting da informação AQS da Galp Energia (de todas as empresas que integram este significativo grupo empresarial).

- Contribuir para a redução dos custos, dos tempos de operação e de decisão e para uma maior fiabilidade de informação. 

A solução foi selecionada uma vez que apresentou o melhor compromisso entre os custos e os benefícios que derivam do fato de não ser necessário desenvolvimento adicional ou específico, assegurando assim uma rápida disponibilização ao utilizador final e uma garantia de evolução e manutenção do sistema sob a responsabilidade da VP Consulting. Ou seja, trata-se de um suporte de fácil utilização e potenciador de enormes resultados.

A integração com os demais suportes ou sistemas de informação da empresa não se revelou nada problemática. A comunicação com o SAP, por exemplo, foi feita de forma célere e completamente integrada, gerando sinergias importantes entre as diferentes unidades de negócio do Grupo, ao nível da identificação e tratamento das reclamações apresentadas pelos clientes. 

Um sistema desta natureza permitiu à Galp Energia uma normalização processual através da adequação e redefinição de processos de gestão da qualidade, ambiente e segurança de acordo com as melhores práticas vigentes. Todos os dados e os documentos de suporte aos processos das várias unidades foram carregados no sistema de forma a garantir a familiaridade dos utilizadores e permitir encurtar significativamente um dos indicadores fundamentais da implementação “time to use”.